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Microsoft: quando lo smart working diventa smart life

Le aziende sono oggi attraversate da cambiamenti tecnologici e organizzativi impensabili solo una decina di anni fa. Come orientarsi in un tale scenario? Come organizzare il lavoro in modo coerente con lo zeitgeist della contemporaneità? Quali sono le vie maestre per passare dal lavoro tradizionale allo smart working? Queste sono le domande che poneva Stefano Za in apertura di questo Learning Talk.

Lungi dal voler dare ad esse una risposta esaustiva, possiamo tuttavia provare a ricercare una possibile direzione da seguire nell’approccio socio-materialista alle organizzazioni, che vede le organizzazioni come una embricatura di elementi materiali e sociali. A differenza delle tradizionali teorie di management, che si concentrano maggiormente sugli aspetti sociali delle organizzazioni (ad es. pratiche organizzative, policy, relazioni), l’approccio socio-materialista riconosce il “corpo” delle organizzazioni (e.g. spazio, tecnologia, arredamento) come un elemento in grado di agire nella e sulla vita organizzativa, influenzandola. Dunque, cosa significa questo se parliamo di smart working? Com’è possibile riconoscere e gestire in modo efficace queste embricature socio-materiali quando si sceglie di lavorare smart?

Una ricerca per imparare le best practice

Da queste domande nasce il mio progetto di ricerca in Microsoft, che si prefigge di indagare le possibili interazioni tra la configurazione degli spazi di lavoro, potenziati e ibridizzati dalla tecnologia, e gli aspetti sociali del lavoro contemporaneo. L’azienda Microsoft, come parecchie aziende meneghine, ha capito che lo spazio non è solo una piattaforma di incontro, ma un ecosistema di funzionalità, servizi, narrazioni aziendali, stimoli estetici, che nel loro insieme abilitano al lavoro smart.

La Microsoft House, la nuovissima sede di Microsoft a Milano che sorge nell’edificio progettato da Herzog & De Meuron in zona Porta Volta, è stata progettata proprio con questa filosofia, per offrire degli spazi smart che promuovono e incoraggiano i nuovi modi di lavorare, agili appunto, sempre più basati sulla tecnologia, attenti al work-life balance, e volti alla collaborazione fra colleghi, partner e clienti.

Microsoft House: quando cambia la strategia, cambia la sede

''Microsoft House riflette la nostra missione di aiutare le persone e organizzazioni a ottenere di più dal digitale. Entrare nel cuore di Milano, in un'area dinamica e facilmente connessa con il resto dell'Italia, aprire metà dell'edificio al nostro ecosistema di clienti, consumatori, partner e studenti è l'impegno che come Microsoft Italia abbiamo intrapreso con il progetto Microsoft House, che vuole essere il nuovo indirizzo per l'innovazione in Italia". 

Con queste parole l’ormai ex amministratore delegato Carlo Purassanta riassume l’idea del cambiamento che ha spinto la Microsoft ad abbandonare la sua sede di Peschiera, nella quale era arrivata solo nel 2011.

L’Innovation Campus di Peschiera Borromeo è stato costruito in un periodo in cui andava di moda creare dei centri dell’innovazione delocalizzati rispetto al cuore della città, ma a distanza di pochi anni non riusciva più a rispondere in modo adeguato né alla nuova mission dell’azienda né alle nuove tendenze di business.

Oggi “fare innovazione” richiede uno scambio osmotico con il mondo esterno che va dalle aziende alle start up, ai giovani, ai competitor, alla stessa tecnologia. La sede di Peschiera, nonostante fosse molto bella, efficiente, funzionale e a lungo considerata dai media un esempio di best practice in termini di organizzazione del workplace, non poteva più garantire quella posizione centrale nello scenario dell’innovazione.

Col trasferimento nella Microsoft House, spostandosi quindi nel centro nevralgico della città e ridimensionando enormemente gli spazi (in effetti, la superficie degli uffici è passata da 50.000 mq a 7.500 mq), l’azienda punta da una parte a rifocalizzare il modo di lavorare dei suoi collaboratori, ora sempre più a stretto contatto con partner e clienti, e dall’altra ad estendere in modo effettivo a tutti i suoi dipendenti la politica di smart working totale già in vigore a Peschiera, in base alla quale si può lavorare dove e quando si vuole senza bisogno di comunicarlo al manager di riferimento.

Microsoft ha iniziato ad adottare policy di smart working già nel 2005, prevedendo inizialmente la possibilità di lavorare fuori ufficio per tre giorni al mese, e in seguito conferendo a chiunque il permesso di lavorare dove e quando volesse con l’accordo del manager. Questi cambiamenti sono stati accompagnati da una serie di interventi a livello gestionale e organizzativo, che riguardano ad esempio l’introduzione del lavoro per obiettivi e del nuovo sistema di performance management basato su frequenti check-in, la diffusione di una cultura organizzativa fondata su fiducia e responsabilità, la definizione di policy relative alla privacy, alla sicurezza dei dati e del know-how aziendale e all’utilizzo dei device aziendali da parte dei collaboratori.

La scelta di Microsoft di cambiare sede mostra essa stessa l’interazione e la parziale sovrapposizione che c’è tra elementi materiali e sociali all’interno delle organizzazioni. Lo spazio può essere un limite, che viene superato utilizzando pratiche di lavoro alternative e tecnologie abilitanti. Nello stesso modo, la tecnologia abilita a determinati nuovi modi di lavorare (smart working), che per essere realizzati appieno necessitano di spazi adeguati, che a loro volta incoraggiano e influenzano i nuovi modi di lavorare, in un continuo susseguirsi di concause socio-materiali.

La configurazione funzionale degli spazi

Coerentemente con la nuova strategia di apertura, la metà degli spazi del nuovo edificio è dedicata all’incontro con la “città”. Nel piano terra troviamo sia lo Showroom, aperto a chiunque voglia provare le tecnologie Microsoft, giocare all’X-Box oppure rilassarsi nella Wi-Fi Lounge, sia la Digital Class pensata per accogliere studenti di ogni età, docenti e presidi. Al primo piano si trova il nuovo Microsoft Technology Center dedicato alle aziende e dotato di un auditorium per conferenze e simulazioni, mentre all’ultimo piano troviamo il Loft, nel quale poter svolgere eventi di rilievo in un ambiente raffinato ed esclusivo, dotato di salotto e cucina.

Il secondo, il terzo e il quarto piano, invece, sono dedicati completamente ai collaboratori di Microsoft e sono stati pensati e progettati in base alle differenti attività che i dipendenti svolgono nel corso della giornata. Le giornate lavorative in Microsoft infatti sono dinamiche, mai uguali e caratterizzate da continui cambi di attività: al lavoro individuale si alternano meeting formali, incontri informali con colleghi o partner, conference call, brainstorming, momenti di collaborazione e condivisione. Il team che si è occupato della progettazione degli spazi (composto da professionisti di DEGW, l’AD con il suo Board e alcuni manager appartenenti a diverse funzioni come Marketing & Operations, IT, Finance, HR, a cui si devono aggiungere i change angels) ha pertanto cercato di adattare gli spazi al modo di lavorare dell’azienda, unendo anche le più piccole esigenze emerse dai collaboratori, come per esempio la disposizione di pannelli fonoassorbenti in tutte le postazioni open space, con le linee guida date dalla casa madre riguardanti l’organizzazione degli spazi.

La Microsoft House si configura quindi come un insieme di spazi differenti che vanno dalle postazioni singole, rigorosamente non assegnate, per lavori individuali, alle meeting room per le riunioni, ai phone booths per le telefonate, ai Creative Garden per collaborare in modo creativo, agli Hub per momenti di relax e scambi informali, alle Touchdown Area per brevi momenti di lavoro tra un’attività e l’altra, alle Smart Platform e Smart Flowers per attività che richiedono maggiore concentrazione e ai Garden Tables sia per il lavoro di team sia per quello individuale. Non tutte le attività della giornata richiedono necessariamente la presenza in ufficio, infatti grazie alle nuove tecnologie, in particolare Skype for Business, avere collegamenti da remoto durante una riunione è ormai una routine consolidata.

Si capisce bene dunque in che senso nella Microsoft House smart working significa saper scegliere lo spazio migliore per l’attività che si deve svolgere. A volte lo spazio migliore è l’ufficio, altre volte è la propria abitazione, altre ancora un bar o uno spazio di co-working, dipende sempre dall’incarico che si sta svolgendo. Gli uffici stanno cambiando il loro volto, non sono più definiti e delimitati esclusivamente dalle mura che li separano dal resto della città, anzi è la città stessa che diventa un luogo di lavoro, per cui le strade possono essere viste come i corridoi dei nuovi uffici, che oggi si spostano a seconda di dove si porta il proprio pc o il proprio smartphone.

La Microsoft House è anche un edificio smart dal punto di vista tecnologico, nel quale sono state implementate le tecnologie più all’avanguardia per facilitare e potenziare il lavoro svolto dai collaboratori. Una applicazione molto interessante per esempio è il Find Me, che permettere ai collaboratori di individuare sia le sale libere, sia la posizione dei colleghi all’interno del building. Nelle sale riunione ci sono poi dei sensori che rilevano se la sala viene effettivamente utilizzata o no. Si risolvono in questo modo tutte le perdite di tempo che derivano da errori nella prenotazione/annullamento della prenotazione delle sale riunioni, spesso all’ordine del giorno nelle organizzazioni. In ogni caso, la privacy viene sempre salvaguardata, e la tracciabilità di ogni singola persona all’interno dell’applicazione Find Me viene attivata in modo facoltativo.

Ancora una volta emerge l’embricatura di fattori materiali e sociali. Nel nostro esempio specifico una policy, cioè quella di non avere le postazioni di lavoro assegnate, incoraggia lo sviluppo di un’applicazione tecnologica, il Find Me appunto, che a sua volta comporta la definizione di altre policy, che riguardano per esempio la non obbligatorietà dell’attivazione dell’App. Allo stesso modo di come le pratiche lavorative e le routine hanno disegnato e dato forma ai nuovi spazi, che a loro volta potenziano e influenzano le pratiche stesse.

Lo spazio come una narrazione

Gli spazi della Microsoft House raccontano il cambiamento che sta attraversando l’azienda, esprimendone i valori, sostenendo i nuovi modi di lavorare e educando i suoi “abitanti” ad utilizzare ogni area in modo efficace.

La scelta da parte dell’azienda di trasferire la sede proprio nel primo palazzo progettato da Herzog & De Meuron in Italia risiede soprattutto nell’elevato valore iconico che lo contraddistingue dai restanti immobili. Anzitutto era un edificio molto atteso dai milanesi, incuriositi dalla sua struttura così particolare, che nel progetto degli architetti si rifaceva alle antiche cascine lombarde. In secondo luogo la posizione del building, che si trova appena fuori le mura spagnole, rappresentare il punto d’incontro simbolico della tradizione con l’innovazione, del centro storico con il nuovo centro di Milano, che va da Porta Volta a Porta Garibaldi, luogo di fermento, tecnologia e innovazione appunto.

Nel building si possono respirare anche i valori centrali dell’azienda come l’apertura e la trasparenza, dal momento che le 832 finestre dell’edificio permettono a chiunque di vedere all’interno dello stabile. Anche la scelta di utilizzare “muri” di vetro all’interno del building va letta proprio in questa direzione. Dalla possibilità di riconfigurare velocemente gli spazi a seconda delle esigenze traspare invece la flessibilità, altra caratteristica della Microsoft House. Infine, la nuova sede esprime e promuove la collaborazione. Come si è detto sopra, la varietà di spazi permette di collaborare in maniera diversa con partner, clienti e colleghi a seconda delle esigenze. E’ lo spazio stesso che influenza il modo di collaborare, che sarà più formale in una sala riunioni di tipo tradizionale, più creativo nei Creative Garden, più informale negli Hub e nelle sale con divanetti e tavolini bassi.

È interessante notare che Microsoft ha deciso di affidare ai manager e ai change angels (collaboratori che hanno svolto il ruolo di evangelizzatori del cambiamento durante il processo di change management) il compito di pensare, discutere e stabilire le nuove regole per vivere “smart” all’interno dei nuovi spazi. Nascono così le Smart Rules, redatte in pillole e diverse a seconda del luogo di riferimento. Pertanto, da una parte gli spazi stimolano e ispirano determinati comportamenti, e dall’altra le regole, affisse in ogni spazio come promemoria, disciplinano il comportamento di tutti. Elementi materiali e sociali che si intrecciano, di nuovo.

Un’estetica diversa per un lavoro smart

Progettare gli spazi di lavoro per un’azienda che adotta una politica di smart working totale non è stata cosa semplice, perché i nuovi spazi non dovevano solo essere funzionali rispetto alle varie attività che si svolgono in azienda, ma dovevano anche motivare i collaboratori a recarsi in ufficio, dal momento che non sono assolutamente obbligati a farlo. L’estetica della Microsoft House quindi concorre a ricoprire questo ruolo e non solo.

Gli spazi influenzano la nostra psiche, il nostro modo di comportarci e le nostre esperienze: centrale per Microsoft è far vivere non solo ai propri collaboratori ma all’intero suo ecosistema di partner, clienti e consumatori, delle esperienze piacevoli attraverso l’estetica e il design degli uffici, tali da spingere chiunque a volerci ritornare. Ogni spazio genera un particolare mood e per questo ogni spazio è adeguato ad una situazione ben definita. Abitare la Microsoft House, dunque, deve generare un senso di benessere e la scelta dei colori, dei materiali naturali e dei mobili di alto valore estetico presenti nell’edificio va proprio in questa direzione. Infatti, come ci insegnano gli studi di neuroscienze che indagano gli effetti degli spazi sulla psiche umana, l’utilizzo di questi elementi permette di generare delle esperienze più piacevoli rispetto all’utilizzo di altri.

L’estetica particolare di questo building ricopre anche un’altra importantissima funzione, che ha a che vedere con il senso di appartenenza e di identificazione dei collaboratori nei confronti dell’azienda stessa. Microsoft vuole che i suoi collaboratori siano orgogliosi della loro azienda, in modo da aumentare il loro engagement. Come ci spiega una manager, lo scopo dell’azienda è che la Microsoft House diventi “la casa in cui le persone vengono per fare delle cose importanti, per fare un “one-to-one” o per avere un meeting di brainstorming ad esempio. In questa totale flessibilità è importante avere dei momenti insieme, perché l’innovazione e le idee nascono dal confronto”.

In effetti, i risultati della prima survey condotta in Microsoft dopo tre mesi dal trasferimento nella nuova sede, rilevano un alto grado di soddisfazione rispetto ai nuovi spazi da parte dei collaboratori, che ha anche delle conseguenze sul loro modo di lavorare. Infatti il 75% dei dipendenti afferma che le relazioni con clienti e partner siano migliorate e agevolate dalla centralità della sede e dagli spazi aperti. In più secondo il 54 % dei dipendenti la collaborazione tra colleghi e team è incrementata proprio grazie ai nuovi spazi. Potremmo pertanto concludere che la nuova configurazione degli uffici rappresenti di per sé un motivo valido per i collaboratori di Microsoft per recarsi nel luogo di lavoro. Quindi, forse, ai fattori tradizionali che obbligano i lavoratori a essere presenti in ufficio quali policy ad hoc e controlli, si può aggiungere un elemento che invece senza coercizioni può motivare la loro presenza, l’estetica appunto.

Le sfide dello smart working: lo sguardo socio-materialista

La Microsoft House assume la configurazione che ha grazie al riconoscimento e alla gestione virtuosa delle embricature socio-materiali. Il team che si è occupato della progettazione degli spazi di lavoro ha sapientemente compreso l’importanza di andare a intervenire su entrambi i fattori, sia quelli materiali sia quelli sociali, tra loro intrecciati, per accompagnare e guidare le persone al nuovo modo di lavorare coerente con la nuova strategia aziendale e lo spirito del tempo. Rileviamo quindi l’importanza di aver portato avanti contemporaneamente e in progressione due progetti diversi, seppur fra loro connessi, ovvero il progetto degli spazi e il progetto di cambiamento organizzativo. Grazie a Microsoft impariamo il valore che hanno gli spazi nella vita organizzativa, tanto da richiedere di essere disegnati in modi particolari a seconda dell’attività che si svolgerà al loro interno. Le pratiche disegnano gli spazi e gli spazi agiscono sulle pratiche in un continuo e reciproco richiamo.

Possiamo quindi guardare all’azienda Microsoft e alla Microsoft House come degli esempi di best practice per quanto riguarda il passaggio allo smart working, letto in un’ottica socio-materialista. In ogni caso, il passaggio alla nuova sede ha suscitato una serie di sfide che ancor oggi sono in fase di sperimentazioni. Ad esempio, fra le preoccupazioni emerse, una riguarda l’esistenza o meno all’interno del luogo di lavoro di uno spazio personale, proprio, privato con cui definirsi e nel quale lasciare la propria impronta. Con il trasferimento nel nuovo building i collaboratori dell’azienda hanno richiesto a gran voce di avere degli armadietti assegnati, vedendo in essi l’unica possibilità di avere uno spazio privato, nonostante una scelta di questo genere sia abbastanza in contraddizione con la flessibilità della vita lavorativa all’interno dell’edificio, caratterizzata da continui spostamenti durante l’arco della giornata. Bisognerebbe quindi domandarsi come poter soddisfare in modo migliore il bisogno di avere uno spazio personale all’interno del luogo di lavoro.

Un altro punto su cui porre l’attenzione è un regolamento che disciplini il comportamento di tutti in modo chiaro. Ad esempio, nei risultati della survey citata sopra, il 76 % dei dipendenti ha affermato la necessità di stabilire un codice di comportamento che regoli lo smart working e che sia rispettato da tutti. Lo smart working nasce dall’idea di garantire il migliore work-life balance, ma è lecito domandarsi se questo accada davvero nella pratica della vita lavorativa quotidiana o se al contrario abbia ancora senso parlare di un confine netto tra work e life in un contesto in cui tutto è liquido e i confini sono sempre più sfumati da una tecnologia pervasiva e onnipresente. Come evitare che il lavoro prenda il sopravvento sulla vita privata?

Probabilmente le sfide dello smartworking non potranno mai essere risolte completamente. Probabilmente ogni nuovo giorno ci metterà davanti a una nuova serie di problemi da risolvere. L’importante è come noi li affrontiamo: adottiamo un approccio riduzionista, che si concentra solamente sulle policy, oppure un approccio olistico, che tiene conto anche della materialità delle organizzazioni? Forse è finalmente arrivata l’ora di dichiarare che anche il corpo delle organizzazioni ha una sua intelligenza, senza più negargliela.

Bibliografia

  • Paul M. Leonardi (2008). Organizing Technology: Toward a Theory of Sociomaterial Imbrication, Academy of Management Proceeding, 2008:1 1-6
  • De Vaujany and Mitev (2013). Materiality and Space: Organization, artefacts and practice, The Palgrave Macmillan
  • Leonardi, P. M., & Barley, S. R. (2008). Materiality and change: Challenges to building better theory about technology and organizing, 18, 159–176.

Tamara Pandini

 

Esperto in Formazione e Sviluppo delle Risorse Umane, e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

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