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Performance Management System: tradizione o innovazione?

Il dibattito sul tema del Performance Management in Azienda è sempre attuale e chi lavora nelle Direzioni del Personale sta sempre più interrogandosi sul funzionamento dei sistemi. La domanda che sempre più spesso ci si pone è: a cosa serve il Performance Management che utilizziamo in Azienda? E’ un rito o è un processo utile allo sviluppo della performance aziendale?

Per tanti anni ho lavorato sul tema, come consulente o come HR Manager. Ho sperimentato differenti processi e sviluppato diverse logiche. Coerentemente con i vari contesti ho utilizzato sistemi legati ad obiettivi aziendali e altri legati ad obiettivi individuali, sistemi quantitativi puri e sistemi che davano spazio a valutazione dei contributi qualitativi, processi orientati allo sviluppo e al miglioramento o esclusivamente all'incentivazione o a diversi strumenti di retribuzione variabile, sistemi di ranking o con distribuzione forzata (seguendo Welch).

L'esperienza mi ha portato ad una semplice convinzione: stiamo trattando un tema di cultura manageriale, non esclusivamente relativo ai sistemi HR. Il Performance Management System, indipendentemente dal sistema utilizzato, funziona se il Management - e soprattutto il Top Management - vuole e lo sa far funzionare. Il Management deve saper capire e scegliere gli obiettivi di business, deve saperli coniugare in obiettivi di Direzione, funzione, ruolo coerenti con gli stessi, deve saperli comunicare, deve saper valutare il più oggettivamente possibile il loro raggiungimento, deve saper dare feedback volti al miglioramento. In sintesi c’è bisogno di "Manager che sanno fare i Manager". Il sistema "migliore" è quello più semplice: premiamo chi ha dato valore per quello che poteva fare nel suo ruolo e lavoriamo su un sistema che supporti le persone a migliorare le performance individuali ed aziendali.

So benissimo che sto dicendo cose che possono apparire ad una lettura rapida un po’ banali e scontate, ma garantisco che - nella pratica - non ho visto tanti Manager che fanno sempre bene le cose che ho appena scritto. I Manager sono spesso preoccupati dalla loro difficoltà nell'individuare obiettivi esclusivamente numerici (così non si  devono prendere la responsabilità di valutare), dal dover comunicare risultati non positivi, di  dover premiare qualcuno più di altri. Ma soprattutto lavorano troppo raramente sul feedback e sulle azioni di sviluppo. Il Performance Management viene spesso trasformato in un momento di certificazione e  viene raramente utilizzato come momento di apprendimento. Si dice al collaboratore "hai preso 15000 Euro di bonus" con allegata una lettera e una pacca sulla spalla, senza spiegare quali obiettivi sono stati raggiunti e quali no e senza discutere sui miglioramenti futuri.

Da queste mie considerazioni generali e dalla mia esperienza, farei emergere qualche suggerimento operativo:

  • investire sulla formazione/coaching dei Manager sul tema "strategicità del miglioramento delle performance delle persone e coerenza tra miglioramento individuale e risultati aziendali";
  • costruire un sistema di Performance Management per fasce ampie di popolazione aziendale legato allo sviluppo professionale e personale (come migliorare il contributo delle persone alla performance aziendale), utilizzando sistemi - ovviamente informatizzati - di valutazione bottom-up e confronto/feedback con capo e colleghi di team/progetto;
  • collegare per fasce limitate di popolazione il Performance Management System alla retribuzione variabile, dando macro obiettivi aziendali, obiettivi di ruolo e obiettivi di "miglioramento", di fatto legati all'apprendimento individuale;
  • costruire un sistema di obiettivi semplice e agile con poche priorità, in cui gli obiettivi aziendali devono essere condivisi tra le funzioni e non appartenere ad una singola area aziendale;
  • definire obiettivi di ruolo non puramente quantitativi, ma che tengano conto dei contributi anche qualitativi che si chiedono a funzioni e ruoli (si pensi ai troppi obiettivi banali che vengono dati ai ruoli di Staff per essere costretti a inserire obiettivi numerici);
  • premiare i miglioramenti e i risultati ambiziosi ("challenging, not ordinary"), non il normale risultato, che dovrebbe essere già premiato attraverso la retribuzione fissa;
  • istituzionalizzare un sistema di feedback individuale e magari anche "social", con momenti di vera e propria "celebration", per stimolare tutti verso le performances eccellenti.

Mi piace in sintesi pensare a sistemi di Performance Management che diventano sistemi di feedback e di apprendimento continuo e diffuso, che consentono di sviluppare cultura del miglioramento dei risultati individuali e aziendali, sistemi dinamici e non burocratici, sistemi differenzianti all'interno di una cultura manageriale che sa individuare non forzatamente le differenze, sistemi che appartengono ai Manager e non a HR. E' utopia? Non credo. Come per altre cose... se ci si crede e lo si vuole, si può realizzare. Sarebbe importante ed utile per le Aziende, per il Management, per le persone.

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